se digitaliser :

un trimestre de défis

Se digitaliser : un trimestre de défis pour transformer numériquement son entreprise. C’est possible !

Comment ? On vous a préparé six chantiers à attaquer avec, dans chacun d’eux, deux défis à relever. On sait qu’en un trimestre vous n’aurez pas tout changer dans votre entreprise. Mais au moins vous aurez une idée de vos chantiers prioritaires et des piliers numériques sur lesquels vous pourrez compter.

La Base by la CCI 19 vous propose donc 12 défis à relever pour se digitaliser : un par semaine, à vos marques … Prêt ? Partez !

Se digitaliser : un trimestre de défis – le premier mois : Les hommes !

• Semaine 1 : La direction doit donner l’impulsion

L’humain est ainsi fait qu’il n’apprécie pas trop le changement. L’idée peut lui donner envie, le projet peut le motiver, au moment de passer à l’action, il a peur. C’est pourquoi, la direction doit être prête. Elle doit être sûre. Et, elle doit être moteur.

C’est parfois contraignant, on le sait. Mais, aujourd’hui, l’enjeu du numérique est fondamental pour une entreprise. Il est prégnant et impactera forcément l’ensemble des process et l’ensemble des personnes liées à l’entreprise. La direction doit en prendre conscience avant de s’engager sous peine de faire « du rétropédalage », jamais très bon pour son image.

• Semaine 2 : La direction doit savoir où elle veut aller (à peu près en tout cas)

Faire de la veille sur les avancées technologiques, notamment dans les solutions adaptées à son activité, aux divers métiers de l’entreprise, est toujours un bon départ. En effet, vouloir développer l’outil idéal qui n’existe pas encore mais qui répondra à toutes les demandes de tous les services de l’entreprise, sera long, fastidieux et coûteux. Toutefois, on peut améliorer par petites touches, au fur et à mesure et à moindre frais, les moyens et les outils des équipes par des solutions qui ont fait leurs preuves.

Il faut alors veiller à être à l’écoute de leurs besoins, de leurs propres solutions et de celles des concurrents et prioriser les déploiements selon la stratégie globale de l’entreprise.

• Semaine 3 : L’ensemble des équipes doit partager une culture commune

Le changement est perturbant, voire inquiétant. Alors, même si on sait où on va et que l’on voit bien quelle est la stratégie menée par la direction avec ce changement, il est important de partager le pourquoi, l’objectif et le chemin. C’est là qu’il est important de pouvoir s’appuyer sur un socle commun. De valeurs, de normes, de process et d’esprit d’équipe et de partages d’expériences.

L’équipe va suivre la même route, peut-être pas à la même vitesse ou pas avec les mêmes craintes … Mais au moins, elle doit savoir qu’elle suit le même cap avec tous ses membres et que personne ne sera laissé sur le bas-côté.

• Semaine 4 : En digital, comme ailleurs, appuyez-vous sur les compétences de vos équipes

Ce n’est pas parce qu’elle est comptable, qu’une personne n’est pas férue d’informatique. Ce n’est pas parce qu’elle est documentaliste, qu’une personne n’aime pas les réseaux sociaux … La digitalisation peut se faire par un apport externe de compétences : pour avoir un outil clé en main, pour avoir une formation spécifique et dédiée. Mais elle doit toujours s’appuyer sur des relais internes.

Si personne ne promeut ni n’utilise le logiciel que vous avez acheté, votre entreprise aura raté sa transformation numérique. Ce n’est pas parce que les équipes l’ont choisi ou qu’elles étaient toutes présentes à la formation que l’outil est adopté. Un outil, si vous ne l’utilisez pas au quotidien, qu’il n’évolue pas selon vos besoins ou que vous êtes le seul à l’utiliser, il va péricliter.

Ainsi, assurez-vous toujours qu’en interne, une personne (ou un groupe de personnes) soit moteur de ce changement.

Se digitaliser : un trimestre de défis – le second mois : Les moyens

• Semaine 5 : Passez en mode « Cloud » et « SAAS »

Aujourd’hui, après les confinements et le télétravail, après les visio et autre chats … à l’heure où l’on nous parle de metaverse (voir notre article sur Méta ex-facebook), une entreprise va avoir du mal à ne travailler qu’en « local », sans partage de documents, sans pouvoir travailler à distance … sur des outils complètements fermés et installés « en dur ».

Alors, si vous n’avez pas franchi le pas, nous vous conseillons d’y réfléchir. Il ne faut pas faire vite et tout ouvrir, la sécurité de vos outils, de vos données, de vos clients et de votre savoir-faire doit rester intacte. Mais elle ne peut pas être un handicap à votre développement. Des solutions existent et, malheureusement, aucun système n’est complètement hermétique. Il faut trouver le juste milieu.

• Semaine 6 : Testez les « API »

Comme nous le disions précédemment, avoir un outil unique pour l’ensemble de l’entreprise, de ses hommes, de ses machines, de ses clients et de ses fournisseurs … est rarement envisageable. Alors, les concepteurs d’outils numériques (souvent en Cloud et SAAS) ont développé ce qu’on appelle des API (application programming interface ou « interface de programmation d’application »). L’idée est de faire en sorte que deux outils se parlent ensemble. Par exemple : un logiciel de caisse avec un outil comptable. Votre site internet avec votre gestionnaire de stocks … L’idée est d’éviter la double saisie, éviter les erreurs et gagner du temps « opérateur ».

Ceci nécessite toutefois que les deux éditeurs acceptent « d’ouvrir une porte » dans leur propre outil afin que l’autre y produise des changements. Malheureusement, si c’est aujourd’hui techniquement possible, c’est parfois de longues démarches de négociations. Ce n’est donc pas toujours un chantier facile à engager.

• Semaine 7 : Cartographiez vos données

Vous avez les catalogues produits de vos fournisseurs, vous avez une base de prospects et un fichier clients, vous gérez des contrats et des échéances comptables … Bref, chacun des services de l’entreprise collecte, stocke et gère ses propres données. Parfois, celles-ci sont partagées et parfois, elles sont justes notées sur un carnet qui est fermé à clé dans le bureau du commercial …

Commencez par demander à chacun quelles sont les données récurrentes qu’il collecte. Demandez-lui ensuite où il les stocke, comment il les gère (pensez aussi à la RGPD), comment il les met à jour et surtout avec qui et où il les partage. Tout ça sera très utile pour votre délégué à la protection des données mais surtout cela fluidifiera vos échanges et améliorera vos process.

• Semaine 8 : Où en êtes-vous avec le « Big Data »

Aujourd’hui, si vous êtes optimiste vous parlez de Big Data, et si vous l’êtes un peu moins, vous parlez d’infobésité. Les deux expressions, même si elles ne sont pas synonymes, je l’entends, partent du même constat. L’énorme masse de données produites chaque jour par tout un chacun. Celle qui alourdit les serveurs, pollue notre planète et surtout complexifie le traitement de la donnée au sein des entreprises.
Par exemple, une même personne va créer plusieurs profils facebook : un perso, un pour son groupe de foot et un à titre pro, créant une surabondance d’informations pour une même personne. Tout l’enjeu du big-data pour vous, en tant qu’entreprise, sera de repérer ces doublons, triplons … et de « cumuler » à un même endroit toutes les données concernant la personne, qui elle, est bel et bien seule et unique.

Se digitaliser : un trimestre de défis – le dernier mois : Les objectifs

• Semaine 9 : Écoutez vos clients

Exercice un peu compliqué et qui ne s’arrête jamais : le social listening. Vous devez écouter vos clients. Même quand il ne vous parle pas, même quand ils sont mécontents de vos services. Ils s’expriment sur leurs envies, sur leurs achats, sur leurs besoins, sur leurs ressentis … Si vous n’écoutez pas, vous ne pourrez pas répondre ou vous adaptez. Si vous écoutez bien cependant, vous pourrez peut-être devancer leurs besoins, vous aurez peut-être un argument auquel vous n’auriez pas pensé de prime abord mais qui leur semble essentiel.

Veillez sur votre nom commercial, votre nom personnel, vos produits et services et sur vos clients. Ils vous le rendront.

• Semaine 10 : Veillez à la réputation de votre entreprise

Vous connaissez le bouche-à-oreille ? Celui qui peut faire décoller une entreprise ou l’arrêter nette en plein essor. La e-reputation, c’est pareil mais à l’échelle du monde entier car virtuel. Et comme l’écran symbolise une barrière entre vous et le monde, cette e-reputation peut très vite devenir problématique. Là-aussi, c’est un travail qui ne s’arrête jamais. Vous avez pu vérifier que tout va bien à 9h et vous faire atomiser à 9h30 par une personne malveillante. Un client bien-pensant voulant mettre en garde de futurs clients sur un établissement peu recommandable peut se tromper d’adresse sur la carte, faire une faute de frappe sur le nom commercial ou bien écrire un nom de famille très répandu et vous voilà aux prises avec un avis extrêmement négatif, qui devient viral…
Pas de remède miracle ici : surveiller régulièrement et réagir à chaque avis de façon très précise et constructive.

• Semaine 11 : Restez à l’écoute de votre business

Tout métier peut se faire « disrupter ». Ce n’est pas parce que vous pensez en être à l’abri, parce que vous ne voyez pas comment, que ça ne peut pas arriver. Sans aller jusque-là, vous pouvez simplement vous faire bousculer par un nouveau venu qui va rebattre les cartes. Il est important de surveiller ses confrères, d’échanger avec ses concurrents, de nouer un véritable partenariat avec ses fournisseurs. Il est également extrêmement important de rester très ouvert dans vos veilles pour anticiper au plus tôt tous mouvements qui pourraient impacter votre business.
Ce n’est pas facile, nous le savons, il ne faut pas sur-agir mais il ne faut pas non plus plonger la tête dans le sable. En tout cas, plus tôt vous avez connaissance d’une information, plus facilement et plus posément vous pouvez juger de sa pertinence et de son intérêt pour vous. Vous pourrez alors sereinement décider de la stratégie à adopter avec cette dernière.

• Semaine 12 (dernière semaine pour se digitaliser : un trimestre de défis) : Mesurez l’impact de vos actions

Vous avez écouté les besoins de vos équipes, vous avez choisi avec elles les solutions les plus appropriées et avez priorisé l’ordre de mise en œuvre. Puis, afin que tout se passe bien, vous vous êtes impliqué, vous avez soutenu le projet malgré les baisses de moral et de motivation. Vous avez formé puis avez laissé le temps à tous de prendre en main l’outil et l’avez déployé jusqu’au bout pour qu’il ait un véritable impact sur l’entreprise. Il est donc maintenant temps de mesurer les apports de cette transformation numérique.

Dès le départ, vous saviez quelles étaient vos attentes, ce pourquoi vous vous engagiez dans une telle démarche de digitalisation. Vos attentes sont-elles atteintes ? Dépassées ? Ou pas … Pourquoi ? Y a -t-il eu des bénéfices inattendus, des impacts non anticipés … Bref, étudiez et analysez chaque action avant d’en lancer une autre, car, en numérique, les évolutions sont telles que vous ne pouvez pas vous dire que vous avez fini votre digitalisation. Il vous faudra toujours recommencer ce processus, mais maintenant, vous avez les étapes 😀