Premiers pas :

Élaboration d’un Plan d’Actions Commerciales

Pour bien démarrer ce trimestre consacré au développement commercial, nous avons décidé de vous aider à faire le premier pas dans la structuration de votre démarche commerciale. C’est pour cela qu’aujourd’hui, nous vous parlons du Plan d’actions commerciales. Outil indispensable pour définir, piloter et suivre vos ventes.

Avant de commencer : Posez-vous les bonnes questions

Un Plan d’Actions Commerciales est un outil pluridisciplinaire

Tout d’abord, cet outil ne peut pas être déconnecté du reste de l’entreprise, il faut obligatoirement l’inscrire dans la stratégie globale, sous peine de ne pas être cohérent et de perdre vos prospects et/ou clients. Au départ, vous avez défini une vision, vous avez décrit vos valeurs… vous les avez ensuite expliquées et transmises dans une stratégie marketing (avec notamment les 4 P). Celle-ci a alors intégré une stratégie commerciale et maintenant, vous la déclinez dans un Plan d’Actions Commerciales.

Ainsi, vous devez avoir autour de la table au moment de sa réflexion et de sa rédaction, les managers de vos équipes de direction, de vente, de communication, de marketing… N’hésitez pas également à y ajouter vos vendeurs terrain, vos personnels de SAV… tous ceux qui sont en contact direct avec vos prospects et vos clients.

Deux avantages à la création de cette équipe mixte et pluridisciplinaire :

Vous avez les avis « terrain », parfois légèrement décalés par rapport à la vision idéale de la direction, ces idées sont précieuses pour faire en sorte de réconcilier les deux dans le PAC
Vous embarquez directement l’ensemble des équipes et aurez moins de difficultés à faire adhérer aux actions du PAC

Les bonnes questions sont souvent très simples : QQOQCP

La méthode du QQOQCP est très basique : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? … voire Combien ?

Alors, on prend les actions une par une et on se pose toutes ces questions. Ensuite, on compilera toutes les actions et ça formera notre Plan d’Actions Commerciales

Qui ? qui va être impacter, qui va piloter, qui va déployer …
Quoi ? quels produits et/ou services seront mis en avant par cette action en particulier
Où ? en interne dans notre boutique, sur le web, sur une foire ou un marché ….
Quand ? pensez au jour J mais aussi au rétro-planning et au suivi de l’action
Comment ? ici, il faut rentrer dans les détails et chiffrer les moyens
Pourquoi ? définir le (ou les) objectif(s) de cette action

Il est évident que de déterminer tous ces paramètres prend du temps mais celui-ci est nécessaire pour que le plan d’actions commerciales aboutisse. Et qu’il soit à minima rentable.

A ne pas oublier : mesurer les impacts

Dans les détails à ne pas oublier, nous trouvons tout d’abord : les aléas. Inhérents à toute action, il faut les prendre en compte et prévoir des marges de manœuvre, aussi bien dans les délais que dans le budget. En effet, il vaut mieux avoir de bonnes surprises … que de mauvaises.

Par ailleurs, il vous faudra vérifier que toutes les actions peuvent se cumuler sans mettre à mal les moyens dont disposent l’entreprise. Il faudra peut-être revoir les délais et le timing de chaque action au sein du PAC pour pouvoir agir sereinement sur le long terme.

De même, il faudra anticiper les changements que cela pourrait impliquer : une mise à jour de votre CRM au préalable pour segmenter la clientèle visée, une hausse des volumes de commandes qui aurait un impact fort sur le service de production ou entraînerait une augmentation des délais de livraison, des formations éventuelles aux nouveaux produits ou services à proposer…

C’est parti pour la rédaction du Plan d’Actions Commerciales

Commencer par le SWOT

Dans un premier temps, vous devez travailler sur la matrice SWOT (strengths, weaknesses, opportunities et threats ou en français : forces, faiblesses, opportunités et menaces) de votre marché. Cette analyse poussée de votre offre au sein de son environnement concurrentiel, sociétal, environnemental …est fondamental pour établir votre stratégie, anticiper les risques et vous engouffrez dans les opportunités. Faire un point complet sur les enjeux politique, économique, sociologique, technologique, environnemental et légal, connaître les tendances en cours, vous aiguillera fortement.

Vous pouvez proposer la même chose que d’autres entreprises dans le même monde qu’elles, ce n’est pas pour ça que vous aurez les mêmes points de vigilances ni les mêmes points forts. A vous de découvrir vos avantages concurrentiels et de mettre en valeur votre entreprise par ses différences qui font d’elle ce qu’elle est.

Poursuivez par des objectifs SMART

Vous maîtrisez maintenant les tenants et les aboutissants de vos produits et services au sein de leur marché. Vous avez désormais établi quels sont vos avantages concurrentiels.

Passez donc à l’élaboration de vos objectifs : comment mettre en avant vos points forts pour chacun de vos produits ou comment diminuer (voire effacer) les points faibles de vos services… Et tout cela, selon la méthode SMART.

Pour chaque objectif que vous vous fixez, veillez à ce qu’ils soient : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalisables et dans un Temps donné. En effet, il faut qu’ils soient quantifiés et qualifiés pour que chacun puisse les comprendre et les atteindre grâce à une motivation saine.

Ils peuvent concerner :

le nombre de prospects à visiter : attention à ne pas surestimer le nombre pour que les commerciaux aient le temps nécessaire de les démarcher et de préparer
le chiffre d’affaires global et/ou par nouveau client
le type de clientèle visée (B2B, B2C, B2G)
la durée de l’opération qui va être menée : qu’elle soit suffisamment calibrée pour que toutes les étapes soient franchies de façon cohérente
le nombre de contrats que vous souhaitez signer
…

Terminez maintenant la formalisation du Plan d’Actions Commerciales

Maintenant que vous avez tous les éléments, il vous faut les compiler d’abord dans des fiches Actions puis dans un tableau récapitulatif. Ainsi, chaque fiche fera l’objet d’une ligne dans le tableau récapitulatif et chaque action aura sa fiche explicative.

Pour rédiger une fiche action, il faut se mettre à la place d’une personne qui n’a pas assisté à toutes les phases de préparation que nous avons vues jusque-là. Elles doivent donc reprendre les objectifs de cette action (objectifs SMART, on le rappelle), son contexte et sa problématique. Elles sont aussi là pour récapituler l’ensemble des détails, du planning, du budget, des cibles et bien sûr du contenu de l’opération. Sans omettre, bien évidemment les personnes impliquées et leur rôle. Et pour finir, elles doivent indiquer, dès le départ, les KPI (key performance indicator soit en français : les Indicateurs clés de performance) pour donner à tous les moyens de suivre puis d’évaluer l’opération décrite.

Le tableau de synthèse sera plutôt là pour vérifier que les actions ne se « télescopent » pas, qu’une même personne de l’équipe n’est pas mobilisée sur plusieurs actions en même temps, que les budgets ne sont pas disproportionnés quand on les cumule … Et que l’ensemble des avantages concurrentiels de l’entreprise sont bien mis en valeur.

Pilotage et suivi du Plan d’Actions Commerciales

Pilotage du Plan d’Actions Commerciales

Nous vous conseillons de donner vie à votre Plan d’Actions Commerciales : présentez-le lors d’une réunion d’équipe où toutes les personnes impliquées seront présentes et pourront en prendre connaissance. Vous évoquerez à cette occasion les tenants et aboutissants de chaque action en expliquant le rôle de chacun, la durée et les objectifs. Et pourquoi pas la récompense à la clef si jamais il y en a une ?

Ensuite, chacun sa philosophie. Certaines entreprises font un Plan d’Actions Commerciales annuel et d’autres trimestriel. Parfois, il en existe un annuel que l’on va revoir trimestriellement… Bref, à vous de décider tous les combien vous allez faire un point complet sur votre dossier. En effet, les pilotes définis sur chaque action vont piloter, mettre en œuvre et suivre leurs opérations. Mais vous devez être à leur écoute en cas d’aléas, d’opportunités non anticipées ou simplement de retard. Il vous faudra garder un œil sur l’avancement de chaque action et être prêt à encourager ou motiver vos troupes qui peuvent se retrouver prises dans l’engrenage du quotidien.

Analysez et révisez cet outil autant de fois que nécessaire

Vous avez décidé des KPI et établi des échéances grâce à la méthode SMART, alors à chaque échéance au moins, vous devez vous pencher sur les résultats et les analyser.

Tous les indicateurs n’ont pas à être quantifiables, certains peuvent être des ressentis, des avis … Le principal est alors d’être sûr de la qualité des informations reçues et de ne pas écouter qu’un seul point de vue. Par ailleurs, il faut quand même un certain nombre d’indicateurs quantifiables : CA, nombre de prospects rencontrés, taux de transformation de devis, nombre de propositions commerciales émises, panier moyen par vente… Ce tableau de bord est indispensable pour pouvoir mesurer l’efficacité de votre campagne. Vous pourrez alors en tirer des leçons pour reproduire ce qui a été efficace, améliorer ce qui l’a moins été et, surtout, éviter de refaire les mêmes erreurs.

Parce que, bien sûr, une entreprise doit évoluer donc son Plan d’Actions Commerciales aussi. Il est à revoir, à amender et à poursuivre aussi longtemps que l’entreprise perdurera. Et, pour qu’à chaque fois il soit compris et appliqué, à vous de trouver les bons leviers de motivations, les bonnes périodes d’activation…

A retenir sur le Plan d’Actions Commerciales :

Un plan d’actions commerciales définit la stratégie commerciale en lien avec le service marketing d’une entreprise. Il en délimite les contours en fixant les conditions budgétaires, avec des objectifs commerciaux à atteindre, les cibles à viser, les dates d’exécution, les personnes à inclure dans les différents processus pour promouvoir les produits de votre société. Bien sûr, il faut au préalable, expliquer la démarche, les priorités de l’entreprise et les objectifs SMART à tous les participants à ces actions. Il y aura, par ailleurs, toujours un chef de projet qui conduira le (ou les) service(s) concerné(s), avec bienveillance et force de proposition. Il fera collaborer ensemble toutes les parties prenantes pour que le plan d’actions commerciales soit une réussite commune. Ainsi, il faut bien comprendre qu’il est à la fois un outil de décision et un outil de communication.