Atelier : « Comment mieux gérer son temps et son énergie pour atteindre ses objectifs au travail ? »
Le dernier atelier de notre partenaire Google Ateliers Numériques portait sur comment atteindre ses objectifs au travail.
Retrouvez ici les principaux enseignements de cette session, un peu différente de nos ateliers numériques habituels. Au programme : quelques chiffres, de nombreuses lois mais toujours des outils et des astuces.
Google s’est rendu compte que nombre de ses coachés, chefs d’entreprise, salariés, solopreneurs ou autres freelances avaient du mal à gérer leur temps et leur énergie. Et donc à atteindre leurs objectifs au travail. Ils se sont alors rapprochés du projet Ticket for changes. La mission de ce projet qui existe depuis 2014 : « Nous sommes confrontés à des défis sociaux et environnementaux sans précédent. Nous ne pouvons plus attendre pour trouver des réponses à la hauteur de ces enjeux. »
Le programme de cette intervention a donc été créé par des entrepreneurs pour des entrepreneurs mais aussi pour tous ceux qui cherchent à s’améliorer dans l’organisation de leurs diverses activités.
Quelques chiffres sur l’organisation pour atteindre ses objectifs au travail
Les mails
En moyenne, nous passons 5,5 heures par jour sur notre boîte mail. Si vous calculez le temps par semaine, vous vous rendez vite compte que si vous réussissez à optimiser ne serait-ce que ce point, vous gagnerez du temps et de l’énergie.
Le secret : n’ouvrir votre session que 2 à 3 fois par jour. Prévenez votre entourage de cette nouvelle résolution ou encore mieux, programmez une réponse automatique qui rassurera vos interlocuteurs.
Le temps de concentration
Une personne met entre 10 et 30 minutes à se concentrer pleinement sur une tâche. Ainsi, mieux vaut ne pas se laisser perturber par une notification LinkedIn ou un appel client. Sinon, vous devrez de nouveau patienter 20 minutes (en moyenne) pour vous reconcentrer sur votre tâche première. De quoi faire d’une tâche simple, une tâche extrêmement longue… D’après une étude, une personne passe 28% de sa journée à se reconcentrer. Là encore, ce temps peut être optimiser.
Le secret : activer le mode avion sur les tranches horaires où vous souhaitez vous concentrer pleinement sur une tâche.
Les lois de la gestion du temps à connaître pour atteindre ses objectifs au travail, notamment
La loi de la productivité
Qualité de travail = Temps passé X Niveau de concentration
Inutile donc de passer des heures à travailler pour fournir un travail de grande qualité si on augmente le niveau de concentration.
Surtout si on connait la loi suivante …
La loi de la dilatation du temps de Parkinson
Le temps s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement.
Toutefois, il faut aussi prendre en compte les trois lois suivantes …
La loi de Murphy
Toute chose prend plus de temps que ce que l’on avait imaginé au départ.
La loi de la dimension subjective de Fraisse
Le temps est subjectif : plus une activité nous semble intéressante, plus elle paraît brève.
La loi des séquences homogènes de Carlson
Toute tâche interrompue sera moins efficace et prendra plus de temps que si elle était effectuée de manière continue.
Sans oublier, qu’il faut également bien se connaître soi-même
La loi des biorythmes de Fliess
Chaque individu est animé de multiples rythmes biologiques, il faut veiller à respecter l’horloge biologique interne afin d’en tirer le meilleur parti et respecter les périodes de récupération.
Alors, comment faire pour atteindre ses objectifs au travail ?
Quand on connait la Loi de Pareto ou des 80/20 (ici : 80% de la valeur créée, l’est par 20% de nos actions) et le temps de concentration d’un être humain (90 minutes, 4 fois par jour maximum) … Alors …
1 – On priorise
Pour cela, aidez-vous de la matrice d’Eisenhower. A partir de votre « To-Do List », placez les actions dans chacune des 4 cases et attaquez-vous à celles importantes et urgentes. Planifiez, déléguez ou supprimez les autres pour reprendre un peu de contrôle sur votre vie.
Il vous faudra aussi peut-être apprendre à dire non, pour ne pas surcharger votre temps et pomper votre énergie.
Par ailleurs, nous vous conseillons également de « manger la grenouille ». En effet, si une tâche vous semble compliquée, ennuyeuse ou simplement horrible : ne la repoussez pas mais commencez par elle. Elle ne vous pèsera pas sur la conscience toute la journée comme ça.
2 – On adopte une méthode
Pomodoro, ABCDE ou les deux combinées … L’idée est de rester focus et de dérouler tranquillement et sereinement sa journée. Avec Pomodoro, vous alternez des temps de travail intense et des temps de pause pour le ressourcement. L’alphabet vous oblige à aller dans l’ordre des priorités que vous avez vous-même établi.
3 – On s’aide d’outils
Ils sont nombreux sur le web : Asana, Trello ou Notion pour l’organisation. Google Keep, Evernote ou One note pour la conservation des idées ou notes intempestives… Essayez-les et trouvez celui ou ceux qui vous conviennent le mieux.
Et pour aller plus loin, apprenez à vous connaître :
Pour connaître votre « temporalité », nous vous conseillons le test : quel animal êtes-vous
Et pour connaître votre « type de personnalité », nous vous conseillons le test : MBTI, 16 personnalités
A retenir sur : Comment atteindre ses objectifs au travail
Travaillez votre concentration ! Avec les distractions incessantes de nos vies, la baisse du niveau de concentration est vite arrivée si vous ne la musclez pas régulièrement.
Alternez des phases de concentration intense et des phases de pause ressourçantes !
Ne consultez vos mails que deux à trois fois par jour et prenez des notes sur les idées impromptues.
Et surtout, budgétisez votre temps et programmez-le. En vous laissant des temps de pause, de battement, de moment personnel et de prise de recul.
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Origine de La Base
La Base, à l’origine, c’est un espace de 1.000m² avec beaucoup de cloisons et peu de lumière qui ne servait plus beaucoup. C’est un projet qui, du début à la fin, et encore aujourd’hui d’ailleurs, se co-construit et se module mais surtout c’est un espace qui se vit.
Pourquoi rejoindre La Base ?
Pour permettre aux travailleurs nomades, porteurs de projets, entrepreneurs, free-lance, étudiants ou salariés… de concilier efficacité, flexibilité, convivialité et économie, la CCI Corrèze a décidé de créer un espace collaboratif économique, en plein coeur de Brive.